年会总策划，轻松hold住

说起“年会筹备”这个话题，确实是一个让人头疼的事，公司预算卡得紧，员工期望值高，还各有各的要求和喜好，众口难调，经常让HR们吃力不讨好，还有苦不能言。

不过以我个人的经历来说，每次年会的筹备过程虽然艰辛，但最终效果都能够出乎意料的好。很多时候年底的成绩还得靠年会来凸显，整年的工作也需要年会来圆满收官。怎么hold住年会总策划的位置呢？以我个人的经验一般中小型企业的年会可以参考以下5个步骤：

一、定主题（确定年会形式）

“年会年年有，年年需创新”，很多HR都会头疼该怎么“创新”？其实很简单，先跟公司各位高层了解今年各部门的突出成绩、优秀事件，再去跟老板沟通对明年的展望，然后再确定一个主题，围绕这个主题进行策划，就能跟往年不一样。

在这里主题的确定比较需要注意，方案不管怎么做都不可能获得所有人的认可，众口难调，所以建议可以参考以下两个方法，避免HR不会因为年会形式的问题去“背锅”：

1、草拟几个主题，配套大致年会方案，在日常工作会上跟公司管理层讨论后确定；

2、草拟几个主题，配套大致年会方案，给所有员工公开投票选定。

至于具体用什么样的主题形式，常规的可以分为5种：

1、联欢会形式；

2、总结表彰誓师大会形式；

3、商业酒会形式；

4、团建旅游狂欢形式；

5、主题舞会形式。

选择什么形式，要看公司举办年会的目的和需求，如果举办年会是为了答谢本年度大客户，那肯定要选高大上的商业酒会形式，让客户有尊贵的体验感；如果举办年会是为了慰劳员工，可以选择员工喜欢的旅游狂欢形式；如果是为了庆祝公司周年，可以选大型的庆典联欢会形式。主题可以根据形式，例如：

-同心同行，共创未来

-和谐、共赢、发展

-情聚XX、共赢天下

-舞动精彩闪耀未来

-十载春华秋实，今朝骏业日新

-携手XXXX为梦想启程

-用心前行，腾飞2020

……

二、方案与预算

确定主题后接下来先做方案，很多人都会说不是应该先问老板给多少预算么？

大企业一般都有明确的预算，那很好做，根据预算多少去做方案就行。但是，很多中小企业的老板不会给你具体预算，因为他们还没想好要什么样的年会，只有等你给了方案后，他才会知道不要什么样的方案。

面对老板没有给具体预算这种情况，我们只好先根据公司的情况，以及之前选定的年会形式先做2套方案。

对，一般情况我都是做2套方案，先交一套预算高一点的方案，这里可以参考去年的标准以及去年经营情况，再根据今年的经营情况，适当抛高一点预算，但同时也要在去年的情况上有所创新，突出主题特色。

如果第一套方案领导在犹豫，就交第二套备用的方案，第二套的特点是价格偏低，内容缩减，效果明显不如第一套好。交出去主要是为了促进第一套获得领导首肯。然后在领导沟通的过程中，适当降一点预算，当然在实施的过程中还可以通过搜索性价比高的场地和物料，来节约成本。

具体怎么做一份符合公司需求又有创新意识的年会方案呢？

对，不是高端的、不是好玩的、不是最贵的、也不是满足所有人需求的，就是要符合公司需求又有创新意识的年会，才会达到最好的效果。

一份完整的年会方案，必备8个因素：主题、时间、地点、参会人员、会议流程、组织人员、注意事项、预算，在这里主要说说会议流程、组织人员和预算。

1、会议流程

一场年会的灵魂就在于流程怎么安排，首先一个准则就是要流畅，也就是说要一个环节接一个环节，中间不要断节，同时也要注意避免衔接出问题。在策划年会流程的时候，先可以收集往年年会中大家最喜欢的环节、公司领导员工们期待的环节，以及贴合本次年会主题的环节，例如：走红毯拍照、签到送祝福、播放企业宣传片、员工祝福片、开场舞、员工文艺节目、领导文艺节目、抽奖环节、游戏环节、集体合唱、合影留念，除了以上比较传统的环节，还有近些年比较流行的元素也可以加进去，比如：推理寻宝、竞赛、游园会等等环节，只要与你们公司企业文化契合，都可以加。

2、组织人员

其实也就是如何分工，年会是一个隆重的团队活动，很多环节都需要工作人员去支撑才能实现，比如导演组、节目组、服装道具组、车辆服务组、物质采购组、灯光音响组、视频影像组、多媒体互动组、安全保卫组等。尤其需要注意的是，选择合适的人以及人员分工要责任到人，且赋予唯一的责任和权力。

3、预算

预算说来都有一把辛酸泪，不过富有富玩，穷有穷游嘛。经费充足，咱们场地就高大上一点，物料也精致一点，经费紧张的话，咱就多走心，多费点精力。能够缩减成本的地方可是有很多的哦，例如：年会场地、宴会酒席、抽奖的奖品、节目舞美等等，这些费用可高可低，就可以作为降低预算的首选。

三、筹备

年会方案通过后，也有了预算，就要进入年会的筹备进程，这也是最关键的部分。在领导那边吹的牛，能不能圆得上，就看筹备的效果。筹备最重要的是人员分工，在方案中讲过，一定选择合适的人，且责任到人。例如：负责节目统筹的人，肯定在公司得有一定的威望，且沟通能力强、人际关系好，一般行政部或公关部的负责人就很合适；负责物料管理的肯定是采购部的最合适；负责领导讲话和嘉宾接待的肯定是总经办的人；负责舞台音响和灯光的肯定是技术部的人；负责影像视频多媒体的肯定是策划部最合适。

以上分工，大家发现秘诀了没，在分工的时候，尽量获得全公司所有部门的支持，并邀请他们参与。这样在筹备过程中才能群策群力，齐心协力完成工作，汗水中孕育出来的果实，哪怕没那么完美，我们也会觉得特别甜。

其他我们只要定期开会汇报筹备进程，把控好时间节点和各环节的细节部分就可以了。

四、年会执行

从策划到筹备，到了检验结果的时刻，无数次在脑海里想象的画面马上要真实呈现到大家的面前，一般我都会特别兴奋。开心之余还是要密切关注每一个环节，避免现场出现突发情况，以及准备好预案。比较常见的突发情况我总结7点：       

1、场地设备突然故障；

2、关键人员突然有事请假；

3、嘉宾临时爽约；

4、领导讲话时间过长；

5、物料遗失或少量；

6、人员安全因素；

7、天气等不可抗力因素。

面对以上突发情况，主要从3方面去预防和处理：

1、提前多次检查细节，避免遗漏，人员安全第一；

2、关键的环节避免在户外举行，避免天气因素影响局面；

3、现场灵活应变，随时补缺，关键时候可以调整游戏等环节的时长避免延时。

五、收尾总结

很多企业的年会完后，就各回各家过年了，但其实收尾是关键印象，如果前面都井井有条，最后一片狼藉，之前所有的努力可能最后都成泡影。还有把整个年会所有的资料以及影像都整理存档，或者发布到企业内部、外部等宣传媒体上，这样才算真正结束。

最后的最后，总结报告，也就是汇报成绩的时候了，相信不用我多说，大家都知道怎么做，面对缺陷该诚恳的诚恳，好的地方该宣传的宣传，力求让所有参与的人都有功，最后还是我们自己最厉害。

年会这事对于我来说，每次都是痛并快乐着，筹备很累，但是结果又让人很欢乐很有成就感，看到大家开心，自己跟中奖了一样。希望我的分享，可以让各位要策划年会的小伙伴们少一点压力，尽情享受做年会总策划、总导演的快乐吧！